Modalités de consultation

Archives publiques

La communicabilité des documents d’archives publiques est fixée par la loi n° 2008-696 du 15 juillet 2008 relative aux archives, modifiant les articles L 213-1 à L 213-6 du code du patrimoine.

Les archives publiques sont librement communicables. Cependant, en vertu du Code du Patrimoine, certains types de documents et d'informations ne sont communicables qu'après un délai de communicabilité de 25 à 120 ans visant à protéger certains secrets (vie privée, secret médical, secret des affaires, sécurité publique...). C'est la date du document le plus récent dans le dossier qui est à prendre en compte pour déterminer la communication d'un dossier.

Délais de communication des archives publiques

Un outil proposé par le ministère de la culture et de la communication permet de connaitre le droit d'accès aux principaux documents administratifs.

@docs - Accès aux documents administratifs

Avant l'expiration du délai de communicabilité, il est possible de formuler une demande d'accès anticipé à des archives publiques non librement communicables. Le formulaire de dérogation est à retirer en salle de lecture ou à télécharger en suivant le lien ci-après.

Procédure de demande d'accès par dérogation

Archives privées

Pour la plupart des fonds privés conservés aux Archives municipales de Nancy, la consultation et la reproduction des documents nécessitent l’autorisation écrite nominative du déposant, que le lecteur doit présenter au président de salle.

La communication d’archives est strictement personnelle. Il n’est communiqué sur table qu’un seul article à la fois sauf cas particuliers (registres, ouvrages, documents iconographiques) afin d’éviter tout mélange. Les documents doivent être manipulés avec soin. En vue d’une consultation ultérieure, vous pouvez demander à placer des documents en réserve pour une durée maximale de 8 jours.

Il est possible de réserver jusqu'à 3 articles pour toute demande formulée avant 15h00 la veille de sa venue. Les documents sont préparés, mis en réserve et disponibles immédiatement le jour de la consultation en salle de lecture.
La demande doit être formulée à l'aide du formulaire de contact et doit obligatoirement comporter :

• les cotes précises demandées ;
• la date prévue pour la consultation ;
• votre numéro de lecteur ou, à défaut, la copie d'une pièce d'identité officielle (nécessaire pour effectuer une pré-inscription).

Les photographies sans flash prises avec un appareil photographique personnel sont autorisées.

Les reproductions peuvent prendre la forme de photocopies payantes ou dans certains cas de copies numériques (documents figurés, version haute définition de documents en ligne).

Le tarif des photocopies est fixé ainsi par délibération du conseil municipal :

• Format A4 : 0,20 €
• Format A3 : 0,50 €
• Format A4 couleurs : 0,40 €
• Format A3 couleurs : 1 €

La bonne conservation et le respect des modalités de communication des archives étant des priorités, la reproduction peut être refusée pour les documents :

• reliés, brochés, fragiles ou abîmés ;
• qui excèdent le format A3 (y compris les plans des permis de construire) ;
• communiqués par dérogation (sauf accord explicite) ;
• issus de fonds privés et dont la reproduction est soumise à autorisation ou interdite.

Les documents et données publics conservés par les Archives municipales de Nancy peuvent faire l’objet d’une réutilisation. Le réutilisateur est libre de reproduire, publier, diffuser, adapter les images ou les informations des documents d’archives. Cette réutilisation est gratuite. La réutilisation des documents d’archives est soumise aux dispositions du Code des relations entre le public et l'administration, du Code de la propriété intellectuelle, de la Loi Informatique et libertés du 6 janvier 1978.

Mention de l'origine des informations

Dans ses publications, produits et services, le réutilisateur est tenu d’indiquer à minima de manière lisible la source du document et son éventuel auteur sous la forme :

• Archives municipales de Nancy, cote du document.   Ex. : Archives municipales de Nancy, 2 F 18

Dans le cas d’œuvres de l’esprit (photographies, dessins, etc.), la mention de l’auteur est obligatoire. La mention de l’intitulé et de la date du document est facultative mais recommandée.

Respect des droits de propriété intellectuelle attachés aux œuvres de l’esprit

En cas de présence de droits de propriété intellectuelle, il revient au réutilisateur de chercher les auteurs ou leurs ayants-droit, y compris auprès des sociétés de gestion des droits d’auteur, et de demander leur accord préalable. Sans autorisation, il ne peut en être fait que les usages prévus à l’article L. 122-5 de code de la propriété intellectuelle. Les œuvres tombées dans le domaine public, soit 70 ans après le décès de l’auteur, peuvent être réutilisées librement dans le respect des droits moraux.

Catégories de documents pouvant être grevés de droits : dessins, affiches, photographies, œuvres audiovisuelles, plans, croquis ; manuscrits littéraires, artistiques ou scientifiques ; archives privées (notamment écrits, allocutions, conférences, cours).