Politique de confidentialité

La présente politique de confidentialité (ci-après la « Politique ») a pour but d’informer les usagers du service public des Archives sur la manière dont la Ville de Nancy, agissant en qualité de responsable de traitement, traite vos données personnelles dans le cadre de la gestion des missions relatives aux Archives municipales.

Le responsable de traitement détermine les raisons pour lesquelles les données personnelles sont traitées et les moyens de traitement de données à caractère personnel.

Les données à caractère personnel sont les informations se rapportant à une personne physique identifiée ou pouvant être identifiée directement ou indirectement.

La Politique met en œuvre les principes issus du règlement (UE) 2016/679 sur la protection des données personnelles (ci-après le « RGPD ») et de la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 modifiée (ci-après « Loi Informatique et Libertés »).

Si vous souhaitez contacter les Archives pour une autre raison que le traitement de vos données personnelles, nous vous invitons à consulter la page contact.

La Ville de Nancy, traite vos données personnelles. Elle est située à l’adresse suivante :

1 Place Stanislas
54035 Nancy

Pour la gestion des Archives municipales, la Ville de Nancy réalise un traitement de données à caractère personnel selon les modalités définies ci-dessous.

Les données personnelles des lecteurs inscrits sont traitées pour les finalités et les bases juridiques suivantes :

• Gérer l’inscription des lecteurs (mission d’intérêt public : Règlement de la salle de lecture des Archives municipales du 19 septembre 2019) ;
• Gérer les prêts de documents (mission d’intérêt public) ;
• Réaliser des statistiques afin d’orienter les prochains classements selon la demande (mission d’intérêt public) ;
• Réaliser des statistiques à destination du SIAF** (Obligation légale : article R. 212-56 du code du patrimoine) ;
• Gérer les vols ou détériorations d’archives (mission d’intérêt public).

**SIAF : Service Interministériel des Archives de France

Pour les lecteurs inscrits, les catégories de données personnelles traitées sont :

• Données d’identité ;
• Références de la pièce d’identité ;
• Année de naissance ;
• Numéro de lecteur ;
• Date d’inscription ;
• Année de première inscription ;
• Historique des années d'inscription ;
• Historique des références consultées CSP ;
• Motivation de la recherche ;
• Aboutissement de la recherche ;
• Type de chercheur ;
• Thème de recherche ;
• Période historique ;
• Diplôme préparé.

Les destinataires des données personnelles sont :

• En interne : le service des Archives
• En externe : notre prestataire éditeur de logiciel, les tiers autorisés

Les données personnelles de l’année N-1 et N sont conservées en base active. Puis, les données sont conservées en base intermédiaire pendant 6 ans (art. 8 du Code de procédure pénale et art. 311-4-2, 433-4 et 432-15 du Code pénal). A l’issue de la période en base intermédiaire, les données personnelles sont supprimées.

Les données personnelles des producteurs d’archives et des demandeurs de communication d’archives sont traitées pour les finalités et les bases juridiques suivantes :

• Établir un contrat entre le producteur d’archives privées et les Archives municipales (exécution du contrat ou de mesures précontractuelles) ;
• Gérer les demandes d’autorisation émanant de tiers ou des archives auprès des ayants droits (mission d’intérêt public) ;
• Tracer les entrées et sorties des documents dans les archives via une fiche de producteurs d’archives privées ou publiques (mission d’intérêt public).

Les catégories de données personnelles traitées sont :

• Identité ;
• Coordonnées ;
• Nom du service producteur ou de l’entreprise/association productrice d’archives.

Les destinataires de vos données à caractère personnel sont :

• En interne : le service des Archives
• En externe : notre prestataire éditeur de logiciel, les tiers autorisés

Pour les producteurs d’archives :

• Conservation du contrat pendant 10 ans puis versement aux archives ;
• Conservation de la Fiche producteur selon la durée de conservation de l’archive.

Pour les demandeurs de communication d’archives :

• Conservation le temps de la validité du contrat puis versement aux archives.

Pour la gestion de la base de description des fonds, la Ville de Nancy réalise un traitement de données à caractère personnel selon les modalités définies ci-dessous.

Les données personnelles des archivistes et des personnes physiques mentionnées dans la description des fonds sont traitées pour les finalités et les bases juridiques suivantes :

• Description des fonds sous forme d'inventaire (mission d’intérêt public)
• Diffusion en salle de consultation des instruments de recherche (inventaires) en papier (mission d’intérêt public)

Les catégories de données personnelles traitées sont :

• Données d’identité ;
• Données personnelles relatives aux personnes physiques selon le fonds.

Les destinataires de vos données à caractère personnel sont :

• En interne : le service des Archives
• En externe : notre prestataire éditeur de logiciel, les lecteurs et les tiers autorisés

Les données personnelles sont conservées tant que le fonds est conservé.

Pour la gestion de l’accès aux archives numérisées, la Ville de Nancy réalise un traitement de données à caractère personnel selon les modalités définies ci-dessous.

Les données personnelles des personnes physiques mentionnées dans l’indexation sont traitées pour les finalités et les bases juridiques suivantes :

• Réaliser une indexation nominative des personnes (mission d’intérêt public) ;

Les catégories de données personnelles traitées sont :

• Données d’identité ;
• Toute information figurant dans la description de l’archive.

Les destinataires de vos données à caractère personnel sont :

• En interne : le service des Archives
• En externe : notre prestataire éditeur de logiciel, les utilisateurs du site et les tiers autorisés

Les données personnelles sont conservées tant que l’archive est conservée.

Les données personnelles des utilisateurs du site sont traitées pour les finalités et les bases juridiques suivantes :

• Réaliser des statistiques dépersonnalisées pour le SIAF sur le nombre de visiteurs et le nombre de pages consultées (mission d’intérêt public).

Les catégories de données personnelles traitées sont :

• Nombre de visites ;
• Pages consultées.

Les données personnelles sont collectées via des cookies qui sont conservés 13 mois puis supprimés.

Les destinataires de vos données à caractère personnel sont :

• En interne : le service des Archives
• En externe : notre prestataire éditeur de logiciel, les utilisateurs du site et les tiers autorisés

Pour la gestion des dérogations à la communicabilité, la Ville de Nancy réalise un traitement de données à caractère personnel selon les modalités définies ci-dessous.

Les données personnelles des usagers demandeurs sont traitées pour les finalités et les bases juridiques suivantes :

• Réception, traitement et réponse à partir du formulaire de dérogation à la communicabilité des archives non communicables (mission d’intérêt public) ;
• Transmission de la demande au SIAF pour autorisation (obligation légale : articles L.212-10-1, L213-1 à L.213-5 et R.212-50-2 du Code du patrimoine ; note DGPA/SIAF/2021/007 du SIAF) ;
• Gestion d'un tableau des demandes de dérogation (mission d’intérêt public).

Les catégories de données personnelles traitées sont :

• Identité ;
• Coordonnées ;
• Signature ;
• Données liées au traitement de la demande ;
• Données liées à la demande ;
• Statut d'étudiant ou nom de l'entreprise/association.

Le dossier individuel de demande de communication (formulaire papier) est conservé 10 ans puis archivé. Le tableau de demande de dérogation est conservé le temps de la dérogation.

Les destinataires de vos données à caractère personnel sont :

• En interne : le service des Archives
• En externe : le SIAF et les tiers autorisés

Pour la gestion du registre du courrier, la Ville de Nancy réalise un traitement de données à caractère personnel selon les modalités définies ci-dessous.

Les données personnelles des usagers demandeurs sont traitées pour les finalités et les bases juridiques suivantes :

• Enregistrer et organiser le circuit de transmission des courriers et réponses (mission d’intérêt public) ;
• Transmission de statistiques sur le type de recherches au SIAF (obligation légale : article R.212-56 du Code du patrimoine).

Les catégories de données personnelles traitées sont :

• Données d’identité ;
• Coordonnées ;
• Contenu du message ;
• Données relatives au traitement de la demande.

Le tableau de suivi de traitement des demandes est conservé 10 ans en base active puis versé aux archives. Le chrono courrier est conservé le temps de traiter la demande en base active, puis 10 ans en base intermédiaire avant d’être supprimé.

Les destinataires de vos données à caractère personnel sont :

• En interne : le service des Archives, le service Courrier, le service producteur d’archives publiques
• En externe : le SIAF et les tiers autorisés

Pour la gestion du site internet, la Ville de Nancy réalise un traitement de données à caractère personnel. Pour en savoir plus, nous vous invitons à consulter la Politique de gestion des cookies et traceurs.

En vertu de la Loi Informatique et Liberté et du RGPD, vous disposez, selon la base juridique de traitement, des droits d’accès, de rectification, à la portabilité et d’effacement de vos données. En outre, vous avez le droit de limiter et de vous opposer au traitement de vos données.

Ces droits s’exercent auprès du délégué à la protection des données (DPO), joignable :

- Par email : cnil@grandnancy.eu

- Par le formulaire suivant : https://formulaires.demarches.g-ny.eu/protection-donnees-personnelles/exercice-de-vos-droits-informatique-et-liberte/

Si vous n’êtes pas satisfait de la réponse apportée à votre demande d’exercice de droit, vous disposez d’un droit de réclamation auprès de la CNIL.

La Ville de Nancy peut modifier la présente Politique, à tout moment et sans préavis, notamment afin de refléter d’éventuelles évolutions réglementaires et législatives ou encore les changements des conditions du traitement de vos données personnelles.

Si les modifications sont significatives, nous publions un avis mis en évidence sur notre site internet.

Les modifications entrent en vigueur à la date de leur mise à jour sur le site internet.

Pour toute question relative au traitement de vos données à caractère personnel ou concernant cette Politique, vous pouvez nous contacter à l’adresse email suivante : cnil@grandnancy.eu.