Missions
De par leur triple vocation, administrative, scientifique et culturelle, les Archives municipales de Nancy ont cinq missions essentielles (appelées familièrement les 5 C) : conseiller, collecter, classer, conserver, communiquer.
Conseiller
Quoique méconnu du grand public, le conseil est une mission administrative essentielle. Cette mission consiste à fournir des conseils et une aide technique à l'ensemble des producteurs d’archives pour les sensibiliser et leur permettre de gérer leur production documentaire suivant les règlements en vigueur afin de trier et d’archiver à bon escient.
Collecter
Les Archives veillent à l’accroissement des fonds d’archives. Toutefois, la nature des archives, publiques ou privées, détermine leur mode de collecte. Dans le premier cas, les archives entrent par voie ordinaire : c’est le principal mode d'accroissement des fonds. Les services municipaux sont tenus de verser leurs documents. Dans le second cas, les archives entrent par voie extraordinaire par don, achat, dépôt ou legs de tout document susceptible d’intéresser l’histoire de la commune (archives de familles, d'associations, d’entreprises…).
Classer
Le travail de classement consiste en la mise en ordre intellectuelle et physique des documents d’archives. Il débouche sur la cotation et le rangement des documents dans des magasins de conservation. Le classement aboutit à la rédaction d’instruments de recherche, qui fournissent une analyse du contenu des documents. Ce travail est capital, car il permet de rendre accessibles les documents conservés.
Conserver
Les documents d’archives sont des documents uniques et fragiles qui exigent la mise en oeuvre de techniques de conservation matérielle spécifiques. Leur préservation constitue un enjeu fondamental. Les magasins doivent offrir des conditions environnementales de conservation optimales de température, d’hygrométrie et de lumière. Quant aux documents, leur conditionnement dans des matériaux (chemises, boîtes…) neutres est préconisé. Le recours aux supports de substitution (microfilms, fichiers numériques) permet de ne plus communiquer les documents originaux, et ainsi de prévenir les détériorations qu’engendrent les multiples manipulations. Parallèlement à ce travail, les documents abîmés, par les vicissitudes du temps et des hommes, sont restaurés dans des ateliers spécialisés.
Communiquer
La finalité de la conservation des archives est leur communication à l’administration et au public. La communication publique des documents d’archives s’effectue exclusivement en salle de lecture, où les documents demandés par les chercheurs leur sont délivrés. Le public des Archives municipales de Nancy est très varié : services municipaux soucieux de s'appuyer sur leurs archives dans la gestion quotidienne, citoyens en quête de preuves, chercheurs scientifiques, généalogistes amateurs ou confirmés ou simples curieux.
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