Conserver vos archives

Trier vos archives

Vos archives papier vous encombrent, vous ne retrouvez plus rien, il faut mieux vous organiser et commencer par trier et supprimer ce qui n'est plus utile. Le tableau ci-joint vous éclaire sur les délais de conservation des documents. Attention restez vigilants et n'ayez pas la main trop lourde non plus !

Règles de conservation pour le papier

Les archives privées ne bénéficient pas toujours des conditions de conservation adéquates, l’environnement et les actions de l'homme sont souvent à l'origine des dégradations sur les documents et peuvent entraîner des pertes irréversibles.

Quelques conseils pour conserver au mieux ce patrimoine.
- L'environnement dans lequel sont conservés les documents a un impact sur leur préservation : l'humidité, la température, la lumière, la pollution atmosphérique… Le lieu de conservation des documents doit être bien isolé, et plutôt sec et froid.
- Le conditionnement des documents doit être bien choisi afin de leur fournir une protection physique : ranger les documents à plat et non pliés notamment pour les documents figurés de (plans, affiches...), dans des boites ou meubles les protégeant de la lumière et de la poussière. Il est aussi préférable d’utiliser des pochettes non colorées pour éviter que celles-ci ne déteignent. Il faut aussi éviter les pochettes plastiques, et particulièrement celles en PVC.

- De bons gestes sont préconisés : débarrasser les documents des épingles ou trombones métalliques qui rouillent mais préférer des attaches en plastique ou en acier inoxydable ; ne pas prendre appui sur les documents, ne pas mouiller votre doigt pour tourner les pages, toucher les documents à des endroits vierges de texte ; éviter autant que possible la lumière naturelle directe sur vos documents et l’utilisation du flash pour les photographier.

 Concernant la restauration des documents, elle n’est à effectuer principalement que dans un cas de détérioration avancée. Consolider le document afin d’assurer sa pérennité c’est bien mais les «  bricolages » même bien intentionnés sont à éviter ! En effet, le ruban adhésif ou la colle sont des sources de détérioration.

Les archives électroniques

Les archives électroniques semblent prendre moins de place dans votre espace toutefois elles encombrent elles-aussi votre ordinateur et vous avez du mal à vous y retrouver. Lisez nos fiches conseils pour apprendre à créer une arborescence de dossiers, à nommer correctement vos fichiers...